TUGAS 1, RANGKUMAN 4 BAB TENTANG SIA, MATA KULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 MATA KULIAH   : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 

NAMA                    : HERMANSYAH

KELAS                   : 3DB11
NPM                       : 33111347

www.gunadarma.ac.id

MENGENAL SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

*  LINGKUP SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

SIA(Sistem informasi akuntansi) atau accounting information system adalah suatu subsitem dari SIM yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan juga informasi yang diperoleh dari pengolahan rutin atas transaksi akuntansi.Sia menelusuri sejumlah besar informasi mengenai pesanan penjualan, penjualan dalam satuan unit dan mata uang ,penagihan kas, pesanan pembelian peneriman barang,pembayaran,gaji,dan jam kerja. Tumpang tindih substansial didalam kebutuhan informasi muncul karena subsistem menggunakan data mengenai proses bisnis mendasar yang sama sehingga menunjukkan peluang bagi system informasi terintegrasi yang dapat lebih efektif melayani kebutuhan semua pengguna. Oleh karena itu informasi akuntansi merupakan bagian utama dann perangkat informasi yang diperlukan semua pengguna, para akuntan yang dapat meningkatkan pelayanan mereka dan mempertimbangkan keseluruhan proses bisnis sehingga mustahil untuk dengan tepat memisahkan bagian akuntansi dari komponen-komponen yang lain,banyak perusahaan kini berusaha untuk mengonversi sistem informasi mereka yang terpencar menjadi sistem perencanaan sumber daya perusahaan (enterprise resource planning-ERP system). ERP adalah suatu sistem manajemen bisnis Yang mengintegrasikan semua aspek proses bisnis perusahaan , termasuk subsistem-subsistemnhya,sebagai hasilnya SIM menjadi suatu sistem informasi tunggal yang besar.

*  PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

- Terdapat lima macam penggunaan informasi akuntansi

a). Membuat Laporan Eksternal

Perusahaan menggunakan SIA untuk menghasilkan laporan-laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari para investor, kreditor, dinas pajak, badan-badan pemerintah, dan yang lain.oleh karena itu bentuk dan isi yang diterapkan untuk laporan-laporan ini secara relative tetap dan sama untuk banyak organisasi, para pemasok peranti lunak dapat menyediakan peranti lunak akuntansi yang mengotomatisasikan  sebagian besar proses pelaporan. Sehingga setelah informasi yang diperlukan dicatat, lapran-laporan eksternal yang dihasilka jauh lebih cepat dan lebih mudah dibanding masa lalu.

b). Mendukung Aktivitas Rutin

Para manajer memerlukan system informasi akuntansi untuk menangani aktivitas operasi rutin sepanjang siklus operasi perusahaan tersebut. Contohnya antara lain menerima pesanan pelanggan, dan menagih kas ke pelanggan . Sistem komputer mahir menangani transaksi-transaksi yang berulang, dan banyak paket peranti lunak akuntansi yang mendukung fungsi-fungsi yang rutin.

c). Mendukung Pengambilan Keputusan

Informasi juga diperlukan untuk mendukung pengambilan keputusan yang tidak rutin pad asemua tingkat dari suatu organisasi. Contoh ketika ingin mengetahui produk-produk yang penjualannya bagus dan pelanggan mana yang paling banyak melakukan pembelian dan informasi ini sangat penting untuk merencanakan produk baru,dan memutuskan produk-produk apa yang harus ada dipersediaan , dan memasarkan produk kepada para pelanggan.

d). Perencanaan dan Pengendalian

Suatu system informasi yang diperlukan untuk aktivitas perencanaan dan pengendalian. Informasi mengenai anggaran dan biaya standar disimpan oleh system informasi dan laporan dirancang untuk menbandingkan angka anggaran dengan jumlah actual. Sebaga contoh analisis pendapatan dan beban bisa dilakukan di tingkatan produk secara individu.

e). Menerapkan Pengendalian Internal

Pengendalian internal  (internal control) mencakup kebijakan-kebijakan ,prosedur-prosedur dan system informasi yang digunakan untuk melindungi asset-aset perusahaan dari kerugian atau korupsi, dan untuk memelihara keakuratan data keuangan.

* APLIKASI PERANTI LUNAK AKUNTANSI

Cara lain untuk menggambarkan SIA adalah dengan menganggap aplikasi akuntansi yang mengatur informasi. Aplikasi (application) adalah program komputer yang digunakan untuk memenuhi keperluan-keperluan tertentu. Interaksi antara Sistem Informasi Akuntansi dan seorang pengguna  terdiri atas :

-       Pencatatan kejadian

-       Pengentrian informasi tentang pemasok, pelanggan, karyawan, dan produk.

-       Pencetakan dokumen seperti pesanan pembelian dan faktur penjualan.

-       Pencetakan laporan,seperti laporan keuangan dan analisa penjualan.

-       Pelaksanaan permintaan informasi khusus untuk sesuatu yang dimaksud.

*   PERAN AKUNTAN DALAM HUBUNGANYA DENGAN SIA

Terdapat 4 peran dimana akuntan menggunakan teknologi informasi yaitu:

- Akuntan Sebagai Pengguna

Para kuntan dan manajer menggunakan sistem akuntansi untuk semua fungsi seperti menyusun laporan eksternal , menangani transaksi, dan lain-lain. Setelah pemrosesan transaksi rutin terotomatisasi sehingga lebih sedikit waktu untuk fungsi rutin tersebut. Sehingga mereka menambahkan pemahaman atas proses bisnis dan organisasi data untuk pengambilan keputusan dan perencanaan strategis.

- Akuntan Sebagai Manajer

Para manajer bertanggung hawab mengatur karyawan dan sumber daya untuk membantu suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Di organisasi-organisasi kecil, tanggung jawab manajer akuntansi mencakup tidak hanya mengatur pencatatan dan pelaporan informasi akuntansi, tetapi juga mengelola informasi secara keseluruhan.

-  Akuntan Sebagai Konsultan

Akuntan yang sudah berpengalaman dapat menyediakan jasa konsultasi di banyak bidang. Pengalaman dapat memberi para professional akuntansi suatu manfaat kompetitif dalam konsultasi mengenai pemerolehan, desain, instalasi, dan modifikasi sistem akuntansi tersebut. Konsultan-konsultan akuntansi telah merespons tantangan tersebut dengan cara :

a.         Mengkhususkan diri dalam industri tertentu.

b.         Mengkhususkan diri dalam peranti lunak akuntansi dari satu atau dua pemasok.

c.          Memfokuskan diri mereka atau staf mereka menjadi konsultan penuh waktu.

- Akuntan Sebagai Evaluator

Akuntan menyediakan bermacam jasa evaluasi yang berfokus atau bergantung pada sistem informasi akuntansi .disini akuntan dilihat sebagai seorang auditor internal, auditor eksternal, dan penyedia jasa assurance (pemberi keyakinan) lainnya. Dalam hal ini akuntan sebagai evaluator dibagi menjadi 3 jenis yaitu

1.     Auditor Internal.

2.     Auditor Eksternal.

3.     Peran Evaluatif Lainnya.

        

 - Akuntan Sebagai Penyedia Jasa Akuntansi dan Perpajakan

Akuntan menggunakan peranti lunak akuntansi guna menyusun laporan keuangan untuk klien-klien kecil dan peranti lunak perpajakan untuk memberikan jasa perpajakan untuk memberikan jasa perpajakan kepada klien-klien mereka.

PROSES BISNIS DAN DATA SIA

* SIKLUS TRANSAKSI

Proses bisnis merupakan seperangkat aktivitas yang dilakukan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan, serta menjual barang dan jasa. Satu cara penting untuk mempelajari proses bisnis perusahaan adalah dengan berfokus pada siklus transaksi. Siklus transaksi (transaction cycle) mengelompokan kejadian terkait yang pada umumnya terjadi dalam suatu urutan tertentu , kejadian (even) adalah berbagai hal yang terjadi pada suatu kejadian. Proses bisnis dapat disusun menjadi tiga siklus transaksi utama :

·      Siklus pemerolehan/pembelian (acquisition/purchasing cycle) mengacu pada proses pembelian barang dan jasa.

·      Siklus konversi (convertion cycle) mengacu pada proses mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang-barang dan jasa. Contohnya  kejadian konversi meliputi  perakitan, penanaman, penggalian, dan pembersihan.Siklus konversi bersifat komleks.

·      Siklus pendapatan (revenue cycle) mengacu pada proses menyediakan barang dan jasa untuk para pelanggan.

*   PENGORGANISASIAN DATA DALAM SIA

Secara singkat akan dikaji ulang sistem manula untuk mencatat informasi akuntansi sebelum menjelaskan bagaimana data diorganisasikan dalam SIA terkomputerisasi moderen , terdapat 2 jenis:

- Sistem manual untuk siklus pendapatan dan buku besar

- Arsip dalam SIA yang terkomputerisasi

*   JENIS -JENIS FILE DAN DATA

Dua jenis penting dari file data adalah : file induk dan file transaksi, seorang akuntan , baik dalam peran sebagai perancang atau pemilih, perlu mengetahui informasi apa yang dismpan dan bagaimana pengorganisasiannya.

* File Induk

File induk mempunyai ciri - ciri berikut:

a). file induk menyimpan data yang relatif permanen mengenai agen-agen ekseternal, agen-agen internal,atau barang dan jasa .contohnya mencaku:

-File persediaan ( barang dan jasa)

-File pelanggan (agne-agen ekseternal)

-File karyawan (agen-agen internal)

 b). File induk tidak menyediakan perincian mengenai transaksi -transaksi individual.

c).Data yang disimpan dapat memiliki karakteristik sebagai data acuan maupun data ringkasan.

*File Transaksi

File Transaksi mempunyai ciri-ciri berikut:

a). File transaksi menyimpan data tentang kejadian ,contoh-contoh kejadian dari siklus pendapatan ELERBE meliputi :

-Pesanan

-Pengiriman

-Penagihan Kas

b).File transaksi biasanya mencakup suatu field untuk tanggal transaksi.

c).File transaksi biasanya mencakup informasi kuantitas dan harga . kuantitas mengacu pada kuantitas barang tau jasa yang berhubungan dengan kejadian tersebut .

d)Ingat bahwa kejadian berlangsung dalam suatu urutan tertentu didalam siklus pendapatan dan pemerolehan.

*   KEJADIAN DAN AKTIVITAS

-Dalam SIA diperkenalkan 3 jenis aktivitas yang akan membantu anda memahami SIA meliputi : pencatatan kejadian,pembaruan dan pemeliharaan file.

a). Pencatatan

mengacu pada penyimpanan dokumen sumber atau penyimpanan data kejadian dalam file transaksi.

b). Pembaruan

Istilah pembaruan mengacu pada tindakan mengubah data ikhtisar disuatu  file induk untuk mencerminkan pengaruh dari kejadian .sebagai contoh setelah penjualan persediaan ,field jumlah_barang_di_gudang diperbarui dengan mengurangi saldonya.

c). Pemeliharaan File

aktivitas pemeliharaan file menangkap dan mengorganisasikan data acuan tentang file induk.Aktivitas ini mencakup menambahkan record induk, mengubah data acuan didalam record induk.

MENDOKUMENTASIKAN SISTEM AKUNTANSI

Proses Pembuatan diagaram sstem mempunyai banyak manfaat.Untuk para akuntan dalam perannya sebagai evaluator sistem dan sebagai auditor, diagram aktivitas memberikan cara yang lebih sistematis untuk menganalisis proses proses yang terjadi dalam perusahaan. Diagram tersebut akan menyoroti aspek-aspek penting dari suatu proses bisnis seperti : tanggung jawab , kejadian, dokumen, dan tabel tabel.

*   DIAGRAM AKTIVITAS UML

Ada beberapa teknik untuk mendokumentasikan dokumen bisnis. UML suatu bahasa yang di gunakan untuk menentukan , memvisualisasikan , membangun , dan mendokumentasikan suatu sistem informasi . UML di kembangkan sebagai suatu alat untuk analisis dn desain berorientasi objek oleh grady booch, jim rumbaugh,dan ivar jacobson. Namun demikian , UML dapat digunakan untuk memahami dan mendokumentasikan setiap sistem informasi.

Alasan memilih UML adalah karena UML menyediakan pilihan diagram untuk mendokumentasikan proses bisnis dan sistem informasi.

Diagram aktivitas UML memaikan peran seperti sebuah “peta”dalam memahami proses bisnis dengan menunjukan urutan aktivitas di dalam proses. Diagram aktivitas UML dan peta mempunyai beberapa karakteristik umum yang membuatanya bermanfaat :

1.Baik peta maupun diagram aktivitas menyediakan representasi informasi grafis yang lebih mudah di pahami di bandingkan dengan uraian naratif.

2.peta menggunkan lambang standar untuk menyampaikan informasi misalnya : jalan raya , jalan tol , jalan kereta , taman dll.

3.Peta dan diagram aktivitas di buat oleh ahlinya tetapi dapat dibaca oleh para pemakai dengan sedikit latihan.

4.Baik peta maupun diagram aktivitas dapat menyediakan gambaran tingkat tinggi seperti halnya juga yang tingkat rendah .

* OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM DAN DIAGRAM DETAILED ACTIVITY

Diagram aktivitas di organisasikan menjadi 2 jenis yaitu :

1.Overview diagram menyajikan suatu pandangan tingkat tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan kejadian-kejadian penting, urutan kejadian-kejadian ini dan aliran informasi antar kejadian.

2.Detailed diagramsmaa dengan peta dari sebuah kota.

* MEMAHAMI OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM

Garis putus putus dengan panah digunakan untuk menunjukan aliran informasi antar kejadian . contoh : peayanan menyediakan nota  penjualan .

Garis putus-putus digunakan untuk menyambungkan kejadian dan tabel tabel untuk menunjukan bagaimana data tabel di buat atau di gunakan oleh kejadian.

Simbol mata banteng menunjukan akhir dari proses.

*  MEMBUAT OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM

Langkah-langkah membuat Overview Activity Diagram :

LANGKAH PENDAHULUAN :

1.Membaca uraian narasi dan mengidentifikasikan kejadian penting.

2.Membubuhi keterangan pada narasi agar lebih jelas menunjukan batas kejadian dan nama-nama kejadian.

Langkah-Langkah untuk membuat  diagram aktivitas :

3.Menunjukan agen yang terlibat di dalam proses bisnis dengan menggunkan swimlanes.

4.Membuat diagram untuk masing-masing kejadian.Tunjukan uratan kejadian ini.

5.Menggambarkan dokumen yang dibuat dan di guanakan di dalam proses bisnis.Tunjukan arus informasi dari kejadian ke dokumen dan sebaliknya.

6.Menggambarkan tabel(file)yang di buat dan di gunakan didslam proses bisnis.Tunjukan arus informasi dari kejadian ketabel dan sebaliknya.

 *MEMAHAMI DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Detailed activity diagram menunjukan informasi mengenai aktifitas dalam suatu kejadian spesifik.untuk membuat detailed diagaram  kita perlu mengidentifikasikan aktivitas individu dalam setiap kejadian.

- Mengidentifikasikan kejadian umum :

1.Memeriksa informasi  misal : ketersediaan persediaan .

2.Membandingkan dokumen misal : slip pengambilan.

3.membuat data acuan tentang entitas.

4.Memperbarui informasi tentang entitas.

5.Menyusun laporan atau mencetak dokumen.

*MEMBUAT DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Langkah 1 : Tambah penjelasan naratif untuk menunjukan aktivitas.

Langkah 2 : Buatlah tabel arus kerja

Langkah 3 : Identifiksikanlah diagram terperinci yang di perlukan

Langkah 4 : untuk setiap detailed activity diagram, lakukan lah beberapa langkah pendahuluan sbb :

4a.Buatlah swimlane untuk agen agen yang terlibat pada satu atau beberapa kejadian yang di tunjukan pada detailed diagram.

4b.Tambahkan segi empat panjang untuk setiap aktivitas di dalam kejadian yang di dokumentasikan pada detailed diagram tsb.

4c.Guanakan garis tanpa putus untuk menunjukan urutan aktivitas.

4d.atur dokumen yang di buat atau di gunakan oleh aktivitas aktivitas di dalam diagram itu.

4e.Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan dokumen.

4f.Dokumentasikan setiap tabel yang dibuat, dimodifikasi, atau di gunkan oleh aktivitas dalam diagram yang ada dalam kolom komputer.

4g.Gunakan garis putus-putus untuk menghubungkan aktivitas dan tabel.

* OVERVIEW ACTIVITY DIAGRAM DAN DETAILED ACTIVITY DIAGRAM

Berikut ini adalah dokumentasi diagaram aktivitas UML yang di sediakan :

1.Anotasi narasi yang menunjukan kejadian dan aktivitas.

2.Tabel arus Kerja.

3.Overview activity diagaram untuk proses pendapatan.

4.Detailed activity diagram.

MENGIDENTIFIKASI RISIKO DAN PENGENDALIAN DALAM PROSES BISNIS

* PENGENDALIAN INTERNAL DAN PERAN AKUNTAN

Pengendalian internal adalah proses yang dirancang untuk memberikan kepastian yang beralasan bahwa perusahaan akan mencapai sasarannya. Pemahaman yang baik tentang pengendalian internal sangat penting bagi akuntan yang berperan sebagai manajer, pengguna, perancang, dan evaluator sistem akuntansi.

* KOMPONEN PENGENDALIAN INTERNAL

Laporan COSO telah mengidentifikasi lima komponen pengendalian internal yang berpengaruh terhadap kemampuan organisasi dalam mencapai sasaran pengendalian internal. Kelima komponen tersebut adalah:

1.      lingkungan pengendalian,

2.      penentuan risiko,

3.      aktivitas pengendalian,

4.      informasi dan komunikasi,

5.      pengawasan.

Kelima komponen tersebut berperan penting dalam pelaksanaan empat sasaran internal, yaitu:

1.      sasaran pelaksanaan, yaitu bagaimana membuat pelaksanaan yang tepat transaksi pada siklus pendapatan dan pemerolehan;

2.      sasaran sistem informasi, yaitu bagaimana cara memelihara, mencatat, memperbarui, serta melaporkan data dengan tepat dalam sistem informasi;

3.      sasaran perlindungan aset, yaitu bagaimana mengamankan aset yang dimiliki; serta

4.      sasaran kinerja, yaitu bagaimana menciptakan kinerja yang memuaskan dari organisasi, orang, departemen, barang, maupun jasa.

* PENENTUAN RISIKO

Risiko-risiko yang terdapat pada sasaran internal :

1.      Risiko pelaksanaan  contoh : tidak tercapainya sasaran pelaksanaan.

2.      Risiko sistem informasi contoh : seperti tidak tercapainya sasaran sistem informasi.

3.      Risiko perlindungan aset contoh : seperti kehilangan atau pencurian aset.

4.      Risiko kinerja contoh :  tidak tercapainya sasaran kinerja.

Pemahaman lebih lanjut tentang penentuan risiko-risiko di atas akan dijabarkan di bawah ini

Penentuan Risiko Pelaksanaan

Risiko pelaksanaan dibagi menjadi dua, yaitu risiko dalam siklus pendapatan dan dalam siklus pemerolehan. Risiko dalam siklus pendapatan maupun dalam siklus pemerolehan dapat diidentifikasi dengan langkah-langkah seperti memahami sepenuhnya proses organisasi, mengidentifikasi barang dan jasa yang berisiko, menyatakan kembali risiko umum, memberi penilaian terhadap signifikansi risiko-risiko yang tersisa, serta mengidentifikasi faktor-faktor yang berkontribusi terhadap risiko.

Penentuan Risiko Sistem Informasi

Risiko sistem informasi dapat diidentifikasi dengan langkah-langkah seperti memahami sepenuhnya proses yang dipelajari, meninjau kejadian-kejadian, serta memperhatikan risiko-risiko sebelumnya.

* PENGENDALIAN ARUS KERJA

Berikut adalah pengendalian arus kerja :

1.      Pemisahan tugas

2.      Penggunaan informasi mengenai kejadian sebelumnya untuk mengendalikan aktivitas

3.      Urutan kejadian yang diharuskan

4.      Menindaklanjuti kejadian

5.      Dokumen bernomor urut

6.      Pencatatan agen internal yang bertanggung jawab atas kejadian dalam suatu proses

7.      Pembatasan akses ke aset dan informasi

8.      Rekonsiliasi catatan dengan bukti fisik aset