TUGAS 5, DFD (DATA FLOW DIAGRAM)

  MATA KULIAH   : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 

  NAMA                    : HERMANSYAH

  KELAS                   : 3DB11
  NPM                       : 33111347

 
www.gunadarma.ac.id



                                                           DFD (DATA FLOW DIAGRAM)

                   

                        DFD (Data Flow Diagram) adalah suatu diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan proses kerja suatu sistem. Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual  data flow yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih kecil dan untuk menggaris bawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini lalu dikembangkan untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang terdapat di dalamnya. dan DFD juga merupakan gambaran grafis yang memperlihatkan aliran data dari sumbernya dalam obyek kemudian melewati suatu proses yang mentransformasikan ke tujuan yang lain, yang ada pada objek lain.

1. Simbol-Simbol yang digunakan pada DFD

Beberapa symbol digunakan di DFD untuk maksud mewakili (Jogiyanto ,1990):

1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem);
2. Data flow (arus data);
3. Process (proses);
4. Data store (simpanan data).

-Kesatuan Luar

                        Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan lingkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan output kepada lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) dilingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada dilingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. Kesatuan luar ini kebanyakan adalah salah satu dari berikut ini (Jogiyanto ,1990).

                                                                          

 -Arus Data

                          Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (exsternal entity). Arus data menunjukan arus data yang dapat berupa masukan untuk sistem atau hasil dari proses sistem dan dapat berbentuk sebagai berikut ini (Jogiyanto ,1990).

                                                              

-Proses

                         Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Untuk physical dataflow diagram (PDFD), proses dapat dilakukan oleh orang, mesin atau computer, sedang untuk logical data flow diagram (LDFD), suatu proses hanya menunjukkan proses dari computer. Perbedaan dari PDFD dan LDFD akan dibahas kemudian. Suatu proses dapat menunjukkan dengan symbol lingkaran atau dengan simbol empat persegi panjang tegak dengan sudut-sudut tumpul (Jogiyanto ,1990).

                                                                         

 -Simpanan Data

                        Menunjukkan informasi yang tersimpan dalam file diantara transactions. Data store diidentitaskan dengan “D dengan nomor” untuk data store komputer dan “M dengan nomor” untuk manual data store. Data store disimbolkan sebagai berikut (Jogiyanto ,1990) :

                                                    

                       

2. Didalam DFD terdapat 2 jenis Simbol dalam DFD

Berikut adalah jenis-jenisnya bedasarkan (Yourdon dan DeMarco),dan (Gane dan Sarson)

                                                                                   

3. Tujuan DFD (Data Flow Diagram) atau Diagram Arus Data

                        Tujuan Diagram Arus Data atau DFD adalah untuk menunjukan proses yang dijalankan data dalam sistem ,memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak melalui sistem,dan menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentrans formasi aliran data  .                     

4.Syarat Membuat DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD
2. Pemberian nomor pada komponen proses
3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

5. Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

 -Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan mudah

- Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda

-  Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu)

- Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya

- Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya

- Banyaknya proses  yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses

- Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage yang sama)

- Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi 

- Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik

- Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entit

- Aliran data untuk Proses Report ,harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu parameter untuk mengaktifkan report

- Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel dalam program.

6.Langkah – Langkah Persiapan  DFD

Selama analisis Sistem, DFD dapat digunakan untuk memberikan model lingkup proyek sistem dan untuk menganalisa serta membentuk model fakta-fakta studi yang telah di kumpulkan selama analisis. DFD digunakan untuk menggambarkan bentuk sistem yang sedang di kembangkan secara keseluruhan. Hal ini untuk menjelaskan pemroses rinci dari suatu transaksi. Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada, secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah:

Langkah 1  : Menggambar diagram tingkat konteks. Diagram ini menggambarkan source , sink , proses utama , dan lingkup sistem pada waktu pengembangan.

Langkah 2 : Menguraikan  (decompose) Diagram Tingkat Konteks.  Diagram tingkat konteks diuraikan atau di-decompose menjadi DFD tingkat kedua.

Langkah 3 : Menguraikan ketingkat dasar (elementary sistem). Proses 1-3 menyortir tumpukan (batch), diuraikan menjadi DFD tingkat dasar. Tingkat diagram ini menjelaskan secara jauh lebih rinci proses-proses aktual yang terjadi untuk menyortir tumpukan.

7. Langkah-Langkah Membuat DFD

-Membuat Diagram Konteks (diagram context)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya.
Caranya :

• Tentukan nama sistemnya.
• Tentukan batasan sistemnya.
• Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
• Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.
• Gambarkan diagram konteks.

-Membuat Diagram Level Zero (Overview Diagram)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.
Caranya :

• Tentukan proses utama yang ada pada sistem.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
• Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
• Hindari perpotongan arus data
• Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

-Membuat Diagram Level Satu

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.
Caranya :

• Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
• Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangan.
• Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
• Hindari perpotongan arus data.
• Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya.Contoh : 1.1, 1.2, 2

Sumber :

Pengantar Metodologi Pengembangan Sistem Informasi , D.Suryadi H.S.Bunawan

 http://id.wikipedia.org/wiki/Data_flow_diagram 

 http://www.ilmumu.com/pengetahuan/pengertian-dfd-data-flow-diagram/

http://informatika.web.id/category/data-flow-diagram  

http://fairuzelsaid.wordpress.com/2010/01/08/analisis-sistem-informasi-diagram-alir-data-dad-data-flow-diagramdfd/#more-1348

TUGAS 4, RANGKUMAN BUKU SIA 3 BAB, MATA KULIAH SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

 
MATA KULIAH       : SISTEM INFORMASI AKUNTANSI 

NAMA                    : HERMANSYAH

KELAS                   : 3DB11
NPM                       : 33111347

www.gunadarma.ac.id 

MEMAHAMI DAN MENDESAIN DATA AKUNTANSI

*  MENGIDENTIFIKASI DAN MEDOKUMENTASIKAN FILE

                    

                           Basis data relasional adalah teknonologi penting untuk sistem akuntansi , basis data (database) adalah pengumpulan data terkati yang komprehensif , basis data diatur oleh sistem manajemen basis data  (data base management system), yang merupakan seperangkat program yang memungkinkan pengguna untuk menyimpan ,memodifikasi, dan menyaring informasi dari basis data . Bagian ini menjelaskan dasar-dasar pendesainan data ditinjau dari konsep-konsep yang dibahas di SIA. Pada bab 2 dijelaskan bahwa file transaksi (transaction file) digunakan untuk mencatat informasi mengenai berbagai kejadian didalam proses bisnis organisasi.Atribut-atribut record transaksi meliputi data transaksi,pelaku yang berhubungan dengan transaksi misalnya : pelanggan, pemasok,,tenaga penjul. Sedangkan file induk (master file )adalah menyimpan data acuan dan data ringkasan tentang berbagai entitas yang berkaitan dengan kejadian (barang/jasa perusahaan,agen inernal,agen eksternal,dan buku besar).

* MENDOKUMENTASIKAN FILE TRANSAKSI

                         

                         Pedoman untuk mengidentifikasi perlunya tabel transaksi , pedoman pertama tentukan kejadian-kejadian didalam proses, pedoman kedua keluarkan kejadian yang tidak perlu dicatat didalam sistem komputer,pedoman ketiga keluarkan kejadian query dan pelaporan karena mencakup penggunaan data yang telah dicatat didalam SIA,dan pedoman yang kelima adalah keluarkan kejadian pemeliharaan.

*KEJADIAN DAN TABEL INDUK

                     Biasanya , sistem informasi yang mendukung suatu proses memerlukan tabel transaksi maupun tabel induk, didalam bab 2 mengidentifikasi dua jenis entitas di mana tabel induk umumnya digunakan , daftar ini akan diperluas dengan menambah tabel induk kas dan buku besar .

-Barang/jasa .tabel induk digunakan untuk mendekripsikan barang/jasa yang menyatakan
katalog barang/jasa yang ditawarkan oleh perusahaan

-Agen , tabel induk dengan data agen mendeskripsikan agen-agen eksternal seperti
pelanggan atau pemasok misalanya : nama,alamat,dan nomor telepon atau agen-agen
internal seperti karyawan misalnya : nomor jaminan sosial,nama,alamat,dan tingkat gaji.

-Kas ,File induk untuk kas mendeskripsikan dimana kas disimpan,misalnya .file induk
dapat memilih sebuah record untuk setiap rekening bank.

-File induk buku besar, kita akan memerlukan  file induk besar jika sistem buku besar
otomatis dan terintegrasi dengan aplikasi siklus pendapatan atau pemerolehan yang kita
kembangkan atau dokumentasikan.

*MANFAAT TABEL INDUK

  

                      Salah satu alasan pembuatan tabel induk adalah untuk menghemat waktu entri data dan ruang penyimpanan.

*  ATRIBUT DAN HUBUNGAN

       

                   Bagian ini menjelaskan tiga konsep penting yang akan membantu anda memperbaiki desain awal yang dikembangkan dari analisi kejadian:

1.    Kunci primer

Kunci utama atau kunci primer adalah atribut-atribut yang secara unik mengidentifikasi record ditabel, ketika record ditambahkan ke tabel,setipa record digunakan sebagai nilai kunci utama yang hanya mengidentifikasi record tersebut.

2.    Atribut terhugung (kunci asing)

Kunci asing atau foreign key adalah field ditabel yang merupakan kunci utama dibeberapa tabel lainnya, kunci asing digunakan untuk menghubungkan satu tabel dengan tabel lainnya

3.    Kardinalitas hubungan

Kardinalitas hubungan atau hubungan antar tabel ditujukan dengan menggunakan  garis , didalam sistem basis data, kardinalitas hubungan adalah penting dalam mendesain basis data, kardinalitas hubungan menunjukan berapa banyak keterjadian dari satu jenis entitas dengan jenis entitas lainnya. Dan didalam kardinalitas dibagi menjadi 3 yaitu :

-Hubungan 1 dengan 1 atau 1 : 1 adalah hubungan satu dengan satu antarentitas tidak seumum dengan hubungan satu dengan banyak,tetapi justru terjadi di SIA.contoh entitas antar pegawai dengan relationshipnya kendaraan , 1 pegawai pasti 1 kendaraan pada saat ditempat kerjanya

-Hubungan satu dengan banyak atau 1:M adalah hubungan satu dengan banyak sangat umum didalam sistem akuntansi,sebagai contoh ,hubungan antara agen dengan kejadian biasanya adalah satu denga n banyak.

-Hubungan banyak dengan banyak atau M : M adalah hubungan banyak dengan banyak jenis .

*  SIGNIFIKAN KONSEP UNTUK APLIKASI BASIS DATA

       

Bagian ini menjelaskan pentingnya tiga konsep kunci utama , kunci asing,dan hubungan yang didefiniskan. Terdapat 3 bagian  yaitu:

-Mengimplementasikan dokumen dan laporan

-Mengimplementasikan formulir input

-Mengontrol data SIA : Integritas referensial

* PENDESAINAN DATA DENGAN DIAGRAM KELAS UML CONTOH MENYELURUH

               Diagram kelas UML diperkenalkan sebagai  alat untuk mendokumentasikan desain data, kemudian dibahas objek desain data yang meliputi tabel transaksi,tabel induk,dan kunci utama untuk mengidentifikasi record di tebel-tabel tersebut, dalam bagian ini dibahas banyak menegenai cara dimana tabel dihubungkan, melalui kunci asing,dan kardinalitas hubungan antarentitas atau tabel.

MEMAHAMI DAN MENDESAIN QUERY DAN LAPORAN

                         Sistem manajemen basis data adalah sekumpulan program yang memungkinkan anda untuk masuk , mengorganisasi , dan mendapatkan kembali informasi dari suatu basis data.Query adalah permintaan informasi dari basis data .Sebagai contoh ,anda dapat melihat record tertentu disebuah tabel atau atribut-atribut tertentu dari sebuah tabel,dapat juga menggabungkan informasi dari banyak tabel,untuk mengakses informasi dari basis data,kita harus memehami konsep query. query dapat di gunakan untuk menhasilkan laporan yang bermanfaat dan tersusun dengan baik untuk manajer dan pengguna.Laporan adalahpenyajian data yang terpola dan tersusun.

Bahasa Query :

1.SQL merupakan bahasa standar untuk melakukan query basis data relasional

2.QBE merupakan suatu pendekatan yang lebih sederhana , meskipun kurang kuat , untuk berkomunikasi dengan basis data.

Spesifikasi Query

1.Query satu tabel : atribut apa saja ayang diperlukan pengguna dalam output query ?tabel apa saja yang memuat atribut atribut yang di perlukan untuk output query. – kriteria apa saja yang kan di gunakan untuk menghasilkan output?atribut apa saja yang di guanakan di dalam kriteria?

2.Query banyak tabel :Query bisa mencaskup banyak data . untuk query banyak tabel , kita juga harus memastikan bahwa tabel tabel yang berbeda dalam query dengan tepat di hubungkan satu sam lain.

*MENENTUKAN KRITERIA DENGAN BANYAK KONDISI

                      Operator AND merupakan operator bolean , yang berarti bahwa setiap kondisi dikriteria haruslah benar untuk seluruh kriteria yang akan di penuhi. diQBE grid anda hanya cukup memasukan kondisi , dan memlalui default , MS acces akan mengasumsikan kondisi kondiasi ini dihubungkan dengan AND.

*QUERY KOMPLEKS AN POLA NAVIGASI

                   Kadang kala sulit menentukan tabel mana yang di perlukan dalam query yang rumit. Sebuah pendekatan baru yaitu pola navigasi , dapat sangat membantu dalam memastikan bahwa seluruh tabel yang di perlukan telah di identifikasi.

*JENIS_JENIS LAPORAN

-Laporan daftar sederhana :daftar transaksi penjualan.

-Laporan perincian yang di kelompokan :daftar transaksi penjualan yang di kelompokan menurut jenis produk yang du jual , dengan subtotal untuk setiap produk.

-Laporan ringkasan :hanya memberikan ringkasan-ringkasan angka penjualan , seperti total penjualan untuk setiap produk , tanpa mendaftar masing-masing transaksi penjualan,.

-laporan entitas tunggal :seperti faktur penjualan hanya memberikan perincin mengenai satu kejadian.

*TATA LETAK LAPORAN

                       Sebagian besar laporn memiliki header laporan , header halaman , footer halaman , dan footer laporan .Header laporan menunjukan informasi yang di terapkan pada seluruh laporan misalnya nama laporan dan perusahaan , tanggal laporan , dan nomor halaman.Header halaman dapat di guanakan untuk menentukan informasi yang tampak di bagian atas setiap halaman.Footer halaman : tampak di bagian bawah setip halaman biasanya mencakup nomor halaman.Footer laporan :terlihat satu kali di bagian akhir laporan.Perinciaan laporan :berisi informasi utama di laporan.Laporan berkrlompok adalah laporan yang di kelompokan menurut sesuatu.Header kelompok : dapat di gunakan untuk menyajikan informasi yang umum bagi kelompok tersebut.Perincian kelompok : transaksi yang berkaitan dengan kelompok disebutkan dibagian perincian kelompok.Footer kelompok :dapat digunakan memberikan informasi yang bermanfaat di dalam laporan yang di kelompokan footer.

*LAPORAN KEJADIAN

                        Contoh contoh laporan transaksi meliputi pesanan pembelian , faktur pembelian , retur pembelian , pesanan penjualan , faktur penjualan , retur penjualan , pengiriman , penerimaan , penerimaan kas , dan laporan produksi.Kiteria digunakan untuk membatasi output pada kejadian kejadian tertentu. Kriteria tertentu yang dapat di guanakan pada laporan seperti itu meliputi penentuan rentang agen , barang/jasa , jenis kejadian , dan tanggal untuk laporan kejadian.

*DAFTAR KEJADIAN SEDERHANA

                    Daftar kejadian sederhana menyediakan daftar yang sederhana selama suatu periode waktu yang di susun menurut tanggal kejadian atau nomor transaksi tanpa adanya pengelompokan atau subtotal.

*LAPORAN PERINCIAN KEJADIAN DI KELOMPOKAN

                       Laporan perincian kejadian yang di kelompokan menanpilkan daftar kejadian selama suatu periode dan umumnya di kelompokan menurut barang / jasa  atau agen. Laporan seperti itu dapat mencakup data acuan mengenai barang / jasa atau agen maupun perincian kejadian yang berhubungan dengan barang / jasa tau agen.

*LAPORAN RINGKASAN KEJADIAN

                  Laporan ringkasan kejadian meringkas data kejadian menurut berbagai parameter. Contohnya adalah penjualan yang di ringkas menurut bulan , atau penjualan yang di ringkas menurut pelanggan . laporan ringkasan hanya menyajikan informasi ringkasan ( misalnya : penjualan bulanan)

*LAPORAN SATU KEJADIAN

  Laporan satu kejadian menyajikan perincian mengenai satu kejadian.

*DAFTAR ACUAN DAN LAPORAN STATUS

      -Daftar acuan :

  Daftar acuan hanya melaporakan data yang di ambil dari tabel induk.

-Laporan status :

 Laporan status menyediakan data ringkasan mengenai barang,jasa,agen. Contoh data   
ringkasan adalah jumlah_barang_di_gudang, saldo_utang,dan penjualan_hingga_sekarang.

-Laporan status perincian berkelompok :

Menampilkan data ringkasan dan biasanya beberapa data acuan mengenai barang jasa atau agen maupun kejadian ang menyebabkan perubahan data ringkasan.

  

      -Laporan ringkasan status :

Mendaftar data acuan dan data ringkasan mengenai barang ,jasa , tau agen.

-    

      - Laporan status barang/jasa atau agen :

Biasanya menyediakan data terperinci dan mencakup data acuan maupun data ringkasan untuk satu entitas , seperti planggan , pemasok , atau unsur persediaan .

MEMAHAMI DAN MENDESAIN FORMULIR

                         Sebagai pengguna SIA, akuntan harus memahami formulir-formulir SIA khusus serta isi, organisasi, dan fitur interaksi pengguna. Formulir sangatlah penting dalam pengembangan SIA.

Formulir biasa digunakan untuk menambahkan data ke tabel. Terdapat tiga hubungan antara tabel dan formulir, yaitu:

      -  Satu formulir untuk mencatat data di satu tabel.

      -  Satu formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.

      -  Dua formulir untuk mencatat data di dua tabel atau lebih.

Beberapa cara dalam melakukan entry data di antaranya: 
-  Agen internal mengetik data. 
-  Agen internal memilih data untuk dimasukkan dengan menggunakan tabel pencarian. 
-  Agen internal memindai kode barang produk atau kartu identifikasi pelanggan. 
-  Pengguna memasukkan data dengan menggunakan formulir di situs web perusahaan.

 

                   Kebutuhan akan formulir tergantung pada data apa yang perlu dikumpulkan dan bagaimana data tersebut akan dikumpulkan. Untuk memahami bagaimana data dikumpulkan di sebuah perusahaan, seorang evaluator atau perancang dapat mengembangkan sebuah daftar cara di mana sistem itu dilakukan. UML use case dapat digunakan untuk membuat model interaksi antara pengguna dengan sistem.

                          Terdapat beberapa elemen antarmuka yang umum dalam sebuah formulir, yaitu kotak teks, label, fitur  pencarian, tombol perintah, tombol radio, dan kotak cek.

Formulir dapat dibentuk agar menyediakan fitur pencarian, pemeriksaan record, konfirmasi, aturan validasi, dan fitur-fitur lainnya yang dapat meningkatkan efisiensi dan akurasi proses input data. Beberapa format untuk formulir di antaranya satu record, bentuk tabel, dan multitabel.

*MENINGKATKAN AKURASI DAN EFISIENSI ENTRY DATA

Dalam meningkatkan akurasi dan efisiensi entry data adalah sebagai berikut:

1. Kunci utama

2. Fitur pencarian

3. Pemindaian

4. Pemerikasaan record

5.Konfirmasi

6.Integrasi refensial

7.Pemerikasaan format

8.Aturan validasi

9.Default

10.Mengingatkan pengguna untuk menerima/menolak data